作 者丨孟庆丰,管理咨询集团合伙人

岗位分析是基本功之一

首先简要回顾一下“岗位分析”的方式方法。

部门职能职责是对公司目标的分解和基于价值链上分工协作的制度性安排,那部门中岗位的职责界定和归类也要遵循这一逻辑。

岗位(Position)是组织中最小的基本单位。它是一系列工作/任务的集合,并强调以“事”为中心,而不是担任该岗位的“人”。

它承接了组织战略的层层分解,以目标为导向,动态而稳定的存在。

我们谈岗位分析,就是针对“岗位”而非“人”,着重岗位“应该做的职责”而非“目前正在做的工作”,考虑岗位的职责进行系统性分析而非“对事务性工作进行孤立的罗列”。

但实际情形是,企业管理者和任职者在部门岗位责任上的认知往往是错位的,甚至偏差很大,基本表现就是:

领导很少与员工沟通公司未来发展方向,只是告诉员工做什么。

年底的绩效考核以领导的主观意见为主,没有客观、可衡量的考核标准。

领导只在年底考核时才会指出员工不足,而在日常工作中缺乏随时指导。

因此,我们进行岗位分析,双方有必要就岗位责任和工作任务进行充分沟通,借以澄清岗位职责,达成最多的共识(如上图),在此基础上形成岗位说明书。

岗位分析的成果就是岗位说明书,岗位说明书是各项人力资源管理工作的基础,如:绩效考核、薪酬等级、员工赋能等。

岗位说明书与企业员工切身利益息息相关,也是企业组织变革的基础。由此可见岗位管理的重要性。

注意:做到岗位说明书的规范事项仅为对员工的最低要求标准,而非最高要求标准(如下图)。

截至目前,不少企业对员工尤其是人才结构管理不到位,其重要原因就在于此。

岗位说明书的梳理方法

岗位说明书梳理一般分为五个步骤,如下图所示:

第一步:岗位基本信息

填写标准的岗位名称、部门名称:参考岗位现有文件,如果无明文规定,则与直接上级沟通后确定(如下图)。

注意:填写岗位名称,而不是职衔。

第二步:岗位设置目的(1)

这一部分的主要目的是用简练而准确的语句来描述本岗位在单位及部门中存在的目的和作用。

它要求能够用一句话来高度概括本岗位的工作,使不在本岗位上工作的员工也能够对本岗位有一个大概的了解。

对岗位目的的描述,应包括以下内容:

本岗位实现了本部门的哪些目的和作用?

如果本岗位不存在,则对本部门造成哪些影响?

第二步:岗位设置目的(2)

填写岗位目的时应遵循以下格式要求:岗位设置目的=目的/目标/主要产出+工作依据+工作主要内容,如下图。

这是一种基本配置。

第二步:岗位设置目的(3)

描述岗位设置目的的规范用词,主要体现在下列方面:

为了让大家更清楚,我们以“财务部负责人”为示例,看一下岗位设置目的的规范用词及容易出现的问题。

1、设立此岗位的目的

为完成公司战略规划对财务管理工作的要求

2、工作依据

依据国家有关财经法律法规以及财务工作原则与流程

3、工作主要内容

组织开展公司预算管理、资金管理、财务分析、税务管理等工作

在此填写时,容易出现的问题是:

填写未按照“为了……,在……下,做……”的标准格式填写,无法准确了解岗位存在的价值。

填写内容过于空泛,与岗位联系不大。

内容不准确,不能站在应有的高度。

第三步:工作职责(1)

这里特别要注意:填写岗位要求承担的职位职责及相应的工作任务。

“职责”的含义:职责是指对结果富有直接责任且属该职位专有的主要活动活动及结果。

它回答“为实现该职位的目的,要在哪些主要领域做哪些事,从而获得哪些最终结果”,所用的描述语言必须包含动作、动作对象及动作结果。

职责按照发生的频率划分为三类:经常性职责、阶段性职责、突发性任务。

第三步:工作职责(2)

工作职责编写方法包括如下两种:

明确列举岗位必须执行的任务。

工作任务的填写格式:动词+工作内容。动词选择需根据工作实际情况仔细斟酌,具体可上网搜一下《规范动词表》相关资料自行参照。

如动词表里的“1.决策或设定目标”如下:

分析并归类相关任务。

在此基础上简要描述各部分的主要职责,每个职责是相同目的的任务的合并。?

以“招聘助理”岗位为例,大家看一下工作职责的编写方法和路径。

第四步:任职资格(1)

顾名思义,任职资格指从事该岗位职责所应具备的各种资格条件。

请注意:此处不是填写该岗位任职人的情况,也不对照岗位任职者的现状,而是任职该岗位应当具备的最低要求。

专业指大学学习的专业。最低学历(包括国家教育主管部门认可的同等学历):为最低学历要求,如有专业要求,一同注明。

常规的学历分类如下所示:

1、初中及初中以下

2、中技、职高、高中、中专

3、大专

4、大学本科

5、硕士及以上

第四步:任职资格(2)

资历经验,是指具体承担某类工作任务的时间及主要经历描述。

资历经验将罗列出推荐范围,根据岗位实际情况的不同,可适当调整:

1、高层管理岗位:10年以上工作经验,7年以上管理类岗位工作经验,承担过××类型工作

2、中层管理岗位:7年以上工作经验,5年以上管理类岗位工作经验,承担过××类型工作

3、基层管理岗位:3年以上工作经验,承担过××类型管理工作

4、基层岗位:1年以上工作经验(特殊岗位人才储备除外)

从业资格:从业资格认证要求,如会计资格证。

第四步:任职资格(3)

知识技能:包括通用知识、行业知识,通用技能、行业技能四类,知识分为了解、掌握、精通三个层级,技能分为基本的、良好的和优秀的三个层级。

注意:清楚知识技能的分类和定义即可,编写时无须分类填写。

第五步:工作条件

工作环境:包括但不限于独立办公室、一般工作环境、敞开办公、客户现场办公、生产现场等。

工作时间:实际上下班时间随业务情况变化的频率(偶尔、有时、经常):

偶尔: 每月发生1-2次,或时间周期更长,如每季度、每半年、每年;

有时:几乎每周都会发生;

经常:几乎每天都会发生。

出差频率:单位为天/月。

岗位分析很重要,你一定要会做!

岗位分析是人力资源管理领域的一项基本功。

尽管如此,我们在咨询过程中常见到HR部门的人员都不会做岗位分析,可能真应了那句话“越容易做的事情越容易被忽视”。

岗位说明书的梳理和填写更见HR从业者的真功夫!

当然,熟练掌握岗位说明书的梳理和填写,是对HR部门的基本要求。

现在江湖上有多种填写岗位说明书的模式和“套路”,他们之间没有高低贵贱之分。

只要是适用自己公司的标准样式,都是好用的、有效的。

岗位或职位是人力资源运营载体或平台。

职位是工作或任务的集合,是连接个体人和整体组织的枢纽。

职位与组织是相辅相成的,是局部和全局的关系;根据组织运行的规则,人的职位定了,其对应的责任、权力、利益便生效了,所谓“有职有责有权”。

岗位说明书是岗位职责的书面载体,承载着岗位的资格、责任、权力,甚至利益等详细内容,所以,对于HR而言,写好岗位说明书十分关键。

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